Administrativo - Pessoa Secretária

Você é criativo, gosta de novas ideias, de encontrar soluções e se sente ligado ao conceito de inovação?

Estamos procurando gente que pensa diferente, que não tem medo de arriscar e encontrar novos caminhos para construir um futuro que ainda nem parece possível.

Há 25 anos no mercado de Consultoria e Gestão de Projetos, estamos entre as 10 maiores empresas do segmento no país, mas não paramos por aí. Com DNA de inovação, nos reinventamos e crescemos.

Atualmente, somos mais de mil funcionários trabalhando para ser, até 2030, uma empresa ainda mais relevante, global e digital. Ter novos desafios e ver as ideias tomando forma é o que nos inspira. Se você se identifica com nosso propósito, vamos juntos imaginar um futuro e engenhá-lo?

Descrição resumida:

Assegurar que a agenda de atividades e reuniões do Diretor esteja sempre atualizada, garantindo a organização dos compromissos, reportando-o quanto aos horários e pauta, bem como revisão das programações com antecedência, como o intuito de apoiá-lo em demandas operacionais administrativas.

Descrição detalhada

• Realizar o recebimento de visitantes, prestando a acolhida recepcionando com água ou café e demostrando as áreas comuns, identificando e anunciando aos contatos, direcionando a área responsável, com a finalidade de apoiar no atendimento aos visitantes.
• Executar serviços administrativos diversos em apoio ao setor, cotando preços para compras e serviços , cadastrando em sistema informatizado pagamentos de contas atribuídas ao próprio centro de custo, auxiliando na realização de eventos, distribuição de agendas e brindes e requisição de serviços de manutenção à área, a fim de apoiar o gestor nas demandas da área.
• Realizar o controle de recebimento, envio, guarda e triagem de correspondências físicas, garantindo o rastreamento, recebimento e entregas aos responsáveis nos prazos acordados. Realizar reservas de passagens e hospedagem, reportando com antecedência ao passageiro/hospede todas as informações necessárias, controlando o recebimento e encaminhamento das faturas aos setor responsável para prestação de contas de reembolso ou controle das despesas.
• Garantir a organização do arquivo de documentos físicos da área, realizando sempre a conferência com o objetivo de mantê-los atualizados, facilitando o controle e agilizando o fluxo de trabalho no setor.
• Fazer atendimentos telefônicas com os objetivo de triar, direcionar e agilizar os assuntos por demanda, garantindo assim um melhor atendimento.
• Programar e acompanhar os serviços de limpeza das salas da Diretoria, bem como manter os estoque de materiais de papelaria, água ou alimentos nos frigobares ou mesa de apoio, garantindo assim um ambiente adequado e seguro para o desenvolvimento das atividades.
• Prestar assistência a reuniões, convocando os participantes, reservando garantindo a limpeza e organizando a sala, provendo materiais de papelaria café e água ou coffee break quando previsto, garantindo o funcionamento adequado dos equipamentos de tecnologia e acionando a equipe de TI sempre que necessário, quando solicitado redigir, emitir e distribuir a ata, a fim de garantir o suporte adequado para a realização destes eventos.
• Realizar supervisão técnica as recepcionistas, tirando dúvidas relacionadas aos atendimentos e organizações, garantindo o controle, alinhamento e agilidade na prestação das atividades.

Requisitos básicos:

• Ensino médio completo;
• Experiência na área;

Você se destaca se tiver:

• Inglês intermediário;

Características da vaga:

• Regime de contratação: Regular Office
• Local de atuação: Vitória/ES
• Horário de trabalho: 08:00 às 17:00h

Benefícios contemplados na vaga:

• Plano de saúde 💳
• Plano Odontológico 🦷
• Seguro de vida ⛑️
• Transporte 🚌
• Alimentação 🥖
• Convênio com Gympass 🏋️‍♀️
• Descontos e parcerias com diversas instituições de ensino 📚

Você vem com a gente?

Nós somos a Timenow, uma plataforma de Consultoria e Gestão de Projetos. Desde 1996, trabalhando junto aos nossos colaboradores para transformar o futuro por meio da inovação. 🔧🏗️

Seguimos o propósito de sermos movidos a resultados e são os nossos valores de comprometimento, originalidade, integridade e valorização de pessoas que norteiam a jornada rumo a uma Timenow mais relevante, global e digital. 🚀🚀

Inclusive, este é nosso bem mais valioso: os mais de 2200 colaboradores que fazem a Timenow ser o que é, seja no Brasil ou em outros países do mundo.

É por este ambiente de valorização das pessoas, que fomenta a cultura de inovação e o constante desenvolvimento profissional dos colaboradores que somos uma empresa Great Place To Work. Além disso, somos bicampeões como empresa referência em inovação pelo Prêmio INO.VC, da ArcelorMittal 🎊🎉.

Essa é apenas uma parte de uma longa história de muito trabalho e realizações.

O que você acha de começar a escrever sua história com a gente? 🤝🏽

#VemSerTimenow!